5. Felles element i sakshandsaming

Det er eit grunnleggjande prinsipp for all sakshandsaming i det offentlege at ei sak skal vere forsvarleg opplyst før eventuell avgjerd blir tatt. Den tilsette skal difor gjerast kjend med kva saka gjeld og forholda arbeidsgjevar byggjer saka på. Den tilsette skal sikrast kontradiksjon, dvs at han/ho får legge fram sitt syn på saka.

Arkivering
Når ein set i gong ei personalsak/disiplinærsak skal ein opprette eiga sak i Websak Fokus. I slike saker opprettar ein ei særskilt saksmappe som i sin heilskap er unnateke offentlegheita og kun tilgjengeleg for dei som handsamar saka.

Møteinnkalling
I forkant av rettleiingsmøte og andre møter angåande tilrettevising eller advarsel skal ein kalle inn den tilsette formelt til møte(vedlegg 1). I møteinnkallinga skal arbeidsgjevar presentere fakta og forhold som saka bygg på så konkret som mulig. På denne måten kan den tilsette få høve til å førebu seg til møte og skaffe fram naudsynte, faktiske opplysningar knytt til forholdet som saka byggjer på for å ivareta kontradiksjon. I møteinnkallinga skal den tilsette orienterast om retten til å ha med seg tillitsvald eller andre støttepersonar til møtet. Det er opp til den tilsette kven han/ho ynskjer å ha med. Frå arbeidsgjevarsida bør ein vere minst to som deltek, og det skal kome fram i møteinnkallinga kven som deltek frå arbeidsgjevarsida. Innkallinga til møtet skal vere skriftleg, gjevast med rimeleg frist og skildre tema for møtet(vedlegg 1). Arbeidsgjevar skal førebu møtet i tråd med dei tema som er varsla i innkallinga.

Skriftleg referat
Ein skal utarbeide skriftleg referat frå møtet(vedlegg 2). Dette skal blant anna tydeleggjere: 

• At arbeidsgjevar følgjer opp forventing om at den tilsette endrar dei forhold ein har teke opp.
• Det er laga ein plan for oppfølging, i samsvar med det partane er einige om.
• Dersom arbeidsgjevar har gjeve ei tilrettevising direkte i møtet, skal dette begrunnast i referatet.
• Alternativt skal det kome til uttrykk i referatet at arbeidsgjevar vurder andre former for reaksjon.

Vurderingsnotat i etterkant av møtet
Arbeidsgjevar kan i etterkant møtet vurdere om den tilsette skal gjevast ein reaksjon som advarsel eller tilrettevising. Arbeidsgjevar si vurdering av kva reaksjon ein vel å gje, skal begrunnast skriftleg og byggje på dei faktiske opplysingar som kjem fram i møtet. Vurderingane kan og framgå i tilrettevisinga eller advarselen, dersom dette blir gjeve.