Kva finn du på postlista?
Postlista gjev ei oversikt over inngåande og utgåande brev i kommunen på aktuell dag. Du vil også finne sjølve dokumenta dersom dei ikkje er unnateke innsyn. Dokument betyr i denne samanheng blant anna brev, e-post, SMS, meldingar i ulike sosiale mediar m.m. Det er reglane i offentleglova som avgjer om du har innsynsrett.
Saker til politiske utval finn du ved å besøke møteplanen vår her. Der finn du også statusen på møta og kven av representantane som møtte.
Postlista vert oppdatert kvar verkedag ca. kl. 10.00, med to dagar utsetting.
Inngåande og utgåande brev må ha status "journalført" for å kome på postlista. Dette betyr at brevet er motteke eller sendt ut. Saksdokument kjem på lista i møteplanen når status er "ferdig".
Kinn kommune brukar sak/arkivsystemet Acos WebSak. I dette programmet ligg det fleire arkivseriar. Dokumenta frå arkivseriane saksarkivet, eigedomsarkivet, planarkivet og møtearkivet vert lagt ut på postlista. Les meir om dette nedanfor.
Kva finn du ikkje på postlista?
Det du finn på postlista er berre ein avgrensa del av kommunen sine samla dokument.
Interne dokument
Dette er dokument der mottakar og avsendar er kommunen sine eigne saksbehandlarar. Interne dokument frå saksarkiv, eigedomsarkiv og planarkiv kjem ikkje på postlista. Heimelen for å unnta desse dokumenta er hovudsakleg § 14 i offentleglova.
Arkiv med personregister
Arkivseriar med tilhøyrande dokument som er oppbygde med personmapper kjem ikkje på postlista. Døme på dette er:
- personalarkivet
- arkivet for utlån og tilskot formidla gjennom Husbanken
- elevarkivet og arkivet over barnehagebarna
- klient- og pasientarkiv i helse og omsorg, sosialtenesta og barnevernstenesta
Med unntak av personalarkivet, er desse arkiva unnateke innsyn på grunn av teieplikt § 13 i offentleglova. Dokumenta i personalarkivet er unnateke innsyn etter § 23, 1. ledd i off. lova.
E-postar til Kinn kommune
E-postar til kommunen er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivlova, og vil også kunne vere eit offentleg saksdokument som andre kan få innsyn i.
Teiepliktige opplysningar og personsensitive opplysningar skal ikkje sendast som e-post.
E-post og anna digital korrespondanse journalførast og publiserast på kommunen si offentlege postliste, på lik linje med anna inngåande og utgåande post.