Søknad (ikkje snakk om brot på arbeidsmiljølova)

Dette er førespurnader om tiltak i situasjonar der det anten ikkje finst ein klart definert motpart eller der problemet er den tilsette sine eigne opplevingar og reaksjonar meir enn ein motpart si åtferd. Søknad går til næraste leiar. Det er eit spørsmål om tiltak for eigen del.

Leiar må vurdere førespurnaden grundig før det vert konkludert og eventuelt sett i verk tiltak. Tiltak utan vurdering kan skape eit arbeidsmiljøproblem.

Ryddig saksgang
Saka skal handsamast på rett nivå og ein skal nytte tenesteveg.
Saksgangen skal sikre dokumentasjon og kontradiksjon.
Sakshandsaminga skal liggje innanfor føringane i regelverket, interne avtaleverk, prosedyrar og retningsliner.
Leiar skal gjere ein enkel konfliktanalyse og ut frå dette velje metode for handsaming av saka.

Konfliktanalyse
Før ein startar handsaming og val av metode i ei konfliktsak, bør ein ha gjort ei analyse av situasjonen.
Kven er involvert?
Kva er problemet?
Er det ei varm eller kald konflikt?
Er det ei personalsak eller eit arbeidsmiljøproblem?
Er det pårekneleg eller uheldig psykisk belasting?

Desse spørsmåla avgjer val av metode

Saka skal undersøkast. Er den pårekneleg skal ein gje tilbakemelding til partane, saka krev då inga aktivitet. Er det uheldig og i strid med lova, krev det aktivitet og gjenoppretting av eit forsvarleg miljø, oppfølging og kontroll.

Ein kvar konflikt er unik og samansett. Kva metode ein vel er avhengig av innhaldet og historia til konflikten, kven som er involvert, hendingsforløpet og grad av alvor.

Mobbing - er det ei personalsak eller ei arbeidsmiljøsak, eller begge deler?
Konfliktsaker er ofte både ei personalsak og ei arbeidsmiljøsak, og desse krev ulik handsaming.

Personalsaker involverar leiing, tilsett og tillitsvalde

Arbeidsmiljøsaker involverar leiing, tilsett, verneombod eller hovudverneombod.

Ein skal handsame personalsaka fyrst og arbeidsmiljøsaka etterpå.

Undersøke konflikta
Arbeidsgjevar skal vurdere og undersøke om konflikta er ein pårekneleg del av arbeidsforholdet, eller om situasjonen vert sett på som ei uheldig, psykisk belasting for ein eller fleire av dei involverte.

Det vil og sei at det skal vurderast om situasjonen betyr brot på bestemmelsane i arbeidsmiljølova om utilbørleg åtferd eller mobbing/trakassering.

Det skal ikkje gjennomførast kartlegging av det generelle arbeidsmiljøet som ein del av konfliktbehandlinga. Dette kan føra til at fleire vert involvert, at den opphavlege saka vert vansklegare å avdekka eller at konfliktnivået mellom partane vert trappa opp.

Dokumentasjon
Alle henvendingar til leiing og verneombod skal dokumenterast. Det skal kome fram kva som er gjort i saka, og underbyggja fakta dersom saka får juridiske konsekvensar. Skriv ned kva henvendingar/kontakt/møte ein har hatt, tid for dette, kven var med og kva er gjort. Dette skal lagrast i Acos websak- oppfølging personal.

I formell saksgang skal innkalling til møte vera skriftleg og sendt ut via Acos websak.

I alvorlege saker skal ein skrive referat i møtet, dette skal skrivast under på av partane i saka før ein avsluttar møtet. Då kan ein rette opp feil og bli samde om innhaldet i referatet. Alle deltakarne i møtet skal motta referat til gjennomlesing / for kommentar.

Ver tydeleg på korleis ein vil kommunisere i prosessen. Vær forsiktig med bruk av SMS som kommunikasjonsform.

Personopplysningar skal handsamast etter regelverket.

Faktaundersøking
Faktaundersøking er sakgangen og metoden som Kinn kommune vil velje når ein skriftleg klage om mobbing og trakassering er meldt og andre konfliktløysingsmetodar ikkje har fungert eller vert sett som ueigna.

Faktaundersøking betyr, at arbeidsgjevar set i gang ei undersøking av om påstandane om mobbing eller trakassering er rette. Stemmer det at mobbing eller trakassering har skjedd slik det er definert i Arbeidsmiljølova og i dei interne rutinane? Er det hald i påstandane?

Kommunen vil i utgangspunktet nytte bedriftshelsetenesta til å undersøke fakta i saker.

Ei sak som inneheld påstandar om mobbing og trakassering er både ei personalsak og ei arbeidsmiljøsak, og sakshandsaminga må difor ta omsyn til begge desse forholda.

Det skal utarbeidast ein rapport på bakgrunn av undersøkinga. Rapporten skal avklare om klagegrunnlaget er reelt og det skal gjerast ei vurdering av om det er brot på arbeidsmiljølova, andre lover eller interne rutinar.

Partane i saka skal få kopi av rapporten og skal få høve til å komme med sine synspunkt.

Det er leiar som skal konkludere i saka på bakgrunn av fakta i rapporten. Det er ikkje adgang til å klage på avgjersla.

Oppfølging
Dersom konklusjonen i saka er at det ikkje har skjedd brot, skal leiar primært ikkje setje i verk tiltak. Her bør vurderast orsaking frå kommunen til den som har vorte skulda for brot.

Dei involverte skal informerast og saka avsluttast. Leiar har likevel eit ansvar for å sjå til at saksgangen ikkje har medført auka risiko for det psykososiale arbeidsmiljøet, og setje i verk tiltak dersom arbeidsmiljøet utviklar seg i uheldig retning i ettertid.

Leiar skal syta for å gjenoppretta eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø etter at brot på arbeidsmiljølov har skjedd.

Mobbing må stoppe med det same. Den eller dei som har fått medhald i sin klage om mobbing eller alvorlege personkonfliktar skal få ein skriftleg orsaking frå kommunen.

Leiar som har ansvar for den eller dei som har brote lova skal sikra at det vert fylgd opp med nødvendige tiltak. Leiar skal og sikre at sanksjonane som er sett i verk har den effekten dei er meint å  ha. Ein kan ivareta dette ved å opprette ein plan for oppfølging der ein har kontrollpunkt og evaluerer tiltak og mål.

Arbeidsgjevar må vurdere adekvate kontraktsrettslege reaksjonar (Dette kan vera advarsel, oppseiing, avskjed eller rettsleg klage).

Dersom mobbesituasjonen sluttar, er saka løyst.

Dersom naudsynt for å avslutte saka, skal ein vurdere kven som skal ha informasjon om kva som har skjedd og kva konsekvensar det har fått.

Referansar
Ståle Einarsen, Harald Pedersen (2011) Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet. Jus og psykologi
Ståle Einarsen, Anders Skogstad (2011) Det gode arbeidsmiljø. 2. utgave
Ståle Einarsen, Lars Glasø, Tina Løkke Vie, Harald Pedersen. (2013) Mobbing i arbeidslivet.
Ei rettleiing for arbeidsgjevarar, tillitsvalde og leiarar. Temahefte
Kirsti Jacobsen, STAMI og Annik A. Austad, Arbeidstilsynet. (18.03.2013 ) Er det typisk norsk å være uformell? Forebygging av konflikter i små og mellomstore bedrifter.  Frokost - seminar STAMI
Arbeidsmiljølova
Arbeidstilsynet – Mobbing og trakassering på arbeidsplassen