Rett til innsyn er òg forankra i Kongeriket Noregs grunnlov § 100 femte ledd, som slår fast at alle har rett til innsyn i stat og kommune sine dokument.
Innsyn: Kort oppsummert
Her er ei kort oppsummering av kva du kan lese i denne artikkelen om innsyn.
- Kinn kommune skal vere så open som mogleg.
- Kinn kommune skal praktisere meirinnsyn der det er mogleg.
- Du kan sjølv søke etter saker og dokument i innsynsløysinga på nett.
- Mykje kan du lese direkte, anna må du be særskilt om innsyn i.
- Nokre arkiv, som personal-, elev- og klientarkiv, er unnateke innsyn på grunn av teieplikt.
- Får du ikkje svar innan 5 arbeidsdagar, blir det rekna som avslag, og du kan klage.
- Får du avslag, har du rett til å få ei grunngjeving og til å klage.
Kva er innsyn?
Innsyn betyr at du har rett til å sjå dokument og informasjon som kommunen behandlar i sakene sine.
Dokument kan til dømes vere:
- brev til eller frå kommunen
- e-postar
- møtedokument
- rapportar, utgreiingar og vedtak
- visse typar notat og interne dokument
- byggesaker
- plansaker
Dokumentomgrepet og vilkår for innsyn
Eit dokument er ikkje berre papirbasert informasjon, men i prinsippet all lagra informasjon som etter offentleglova § 4 første ledd “er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande”. Dokument betyr i denne samanheng blant anna brev, e-post, SMS, meldingar i ulike sosiale mediar m.m.
Eit saksdokument definerast ifølge offentleglova § 4 andre ledd som “dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt”.
Om innbyggar krev innsyn i saksdokument må kravet gjelde ei bestemt sak, eller i rimeleg omfang saker av ein bestemt art, jf. offentleglova § 28. Innsyn i databasar kan kun gjevast dersom informasjonen kan søkast opp på ein enkel måte, som skildra i offentleglova § 9.
Kvar finn du informasjon og dokument?
Journal og postliste (innsynsløysing)
Kinn kommune skal føre oversikt over dokument som kjem inn og går ut. Denne oversikta (journal/postliste) er som hovudregel offentleg.
Kommunen har ei eiga innsynsløysing Søk etter sak. Her du kan søke etter saker og dokument frå ei og same side, lese fulltekst på offentlege dokument eller du kan be om innsyn i dokument som ikkje er publisert.
Det kan ta 3 dagar før saker og dokument er tilgjengeleg på nettet. Postlista vert dagleg oppdatert etter at postlista er kvalitetssikra av dokumentsenteret i samband med vedtekne rutinar.
Dokument ligg tilgjengeleg i innsynsløysinga i opptil 730 dagar (om lag to år) etter at dei blir oppretta.
På Postliste og Søk etter saker kan du mellom anna søke på
- emneord (t.d. «byggesak», «barnehage», «reguleringsplan»)
- tidsperiode
Ved å klikke på Avansert søk kan du i tillegg mellom anna søke på:
- saks- eller dokumentID
- gards- og bruksnummer
- avsendar eller mottakar
Politiske møter og dokument
Via møteplanen på nettsida kan du finne
- møteinnkallingar og saklister
- saksframlegg og vedtak
- kven som deltok i møta
Kinn kommune praktiserer openheit i politiske prosessar:
- Politiske møter er som hovudregel opne.
- Møte blir strøymde digitalt.
- Opptak frå formannskaps- og kommunestyremøter vert lagra og gjort tilgjengeleg på nett.
Kva kan du be om innsyn i?
Her er nokre typiske døme på kva du kan få innsyn i:
- Søknadar og vedtak i byggesaker.
- Høyringsdokument og merknadar i plansaker.
- Kontrakt og anbodsprotokollar (med eventuelle sladdingar).
- Politiske saksdokument og møteprotokollar.
- Brev og e-postar til og frå kommunen i ei konkret sak.
Kva får du ikkje innsyn i?
Sjølv om hovudregelen er openheit, har Kinn kommune plikt til å verne om personvern og sensitive opplysningar. Dette følgjer av reglar om teieplikt, jf. offentleglova § 13.
Nokre arkivseriar ligg ikkje i innsynsløysinga eller på postlista fordi dei inneheld særleg sensitive opplysningar, til dømes
- personalarkiv (tilsette i kommunen)
- elevarkiv og barnehagebarnarkiv
- helseopplysningar
- klient- og pasientarkiv i helse- og omsorg
- opplysningar om sosiale og økonomiske forhold
- barnevernssaker
I tillegg kan andre dokument vere heilt eller delvis unnateke innsyn, til dømes
- interne vurderingar og utkast medan ei sak er under arbeid
- opplysningar som gjeld tryggleik og beredskap
- forretningshemmelegheit om private verksemder
Kommunen kan nekte innsyn for å verne personar eller viktige samfunnsinteresser. Slike unntak bygger på eigne føresegner i offentleglova og andre lover. Samtidig er reglane snevra inn for kommunar, ein del interne dokument skal likevel vere offentlege, til dømes i politiske saker.
Delvis innsyn og meirinnsyn
Når eit dokument inneheld både opne og teiepliktige opplysningar, vil kommunen som regel gi ut dokumentet, men sladde (stryke over) dei opplysningane som er hemmelege.
Kinn kommune skal òg vurdere meirinnsyn, slik offentleglova opnar for. Sjølv om vi kan gjere unntak, vurderer vi om omsynet til openheit veg tyngre enn behovet for unntak. Då kan du få heilt eller delvis innsyn likevel.
Slik ber du om innsyn
Du har fleire måtar å be om innsyn på.
Bruk innsynsløysinga
- Gå til Søk etter sak
- Vel til dømes Postliste, Søk etter saker eller Møteplan
- Finn saka eller dokumentet du er interessert i
- Dersom dokumentet ikkje kan opnast direkte, kan du bestille dokumentet. Er dokumentet unnateke offentlegheita vil kommunen vurdere meirinnsyn
Bruk skjema
Skjema: Send inn ditt innsynskrav.
- Fyll inn kontaktopplysningar
- Beskriv saka eller dokumentet så konkret som mogleg (til døme tidsrom, årstal, tema, saksnummer, gards- og bruksnummer, namn på avsendar/mottakar om du veit det)
- Klikk Send inn
Andre måtar å be om innsyn på
Du kan også be om innsyn ved å
Når får du svar på innsynskravet ditt?
Krav om innsyn skal avgjerast så raskt som mogleg, det vil seie vanlegvis same dag eller innan 1-3 arbeidsdagar. Om du ikkje har motteke svar innan 5 arbeidsdagar frå kommunen mottok kravet, kan du rekne det som eit avslag, jf. offentleglova § 32, andre ledd.
Kva gjer du om du får avslag?
Dersom kommunen gir avslag på innsynskravet, skal kommunen vise til den føresegna som er grunnlaget for avslag. Kommunen skal opplyse om moglegheit for å klage og klagefrist. Dersom det er gitt avslag kan innsynsbegjærar innan tre veker kreve nærare begrunning, jf. offentleglova § 31.
Klaga sender du til kommunen, som vurdera saka på nytt. Dersom kommunen ikkje gjer om vedtaket, vert klaga sendt vidare til Statsforvaltaren, jf. offentleglova § 32.